【会議の進め方】ディスカッションの効率が良い3つのポイント

【会議の進め方】ディスカッションの効率が良い3つのポイント
目次

準備とファシリテーションが重要

会議の目的

ひーろー

今度、ぼくがリーダーとなる会議をおこなうんだけど、

どうしたらうまく進行できるかな?

ジーコ・K・ハーツ

会議は大きく3つの目的にわけられるんだけど

「決定」会議

OK か NG かを決断する

「拡大」会議

アイデア出しや解決策を検討する

「共有」会議

朝礼なども含め意思を伝達する

ジーコ・K・ハーツ

きみが進める会議は、
どんな目的かな?

ひーろー

採用イベントの内容に関する話し合いだから、
「拡大」会議だね。

ジーコ・K・ハーツ

「拡大」会議だと、
事前の準備と会議中のファシリテーションが重要となるな。

ファシリテーション

ひーろー

ファシリテーションって、
なに?

ジーコ・K・ハーツ

ファシリテーションとは、
話し合いがうまく運ぶようにサポートすることだよ。

ひーろー

進行役ってこと?

ジーコ・K・ハーツ

進行することは
ファシリテーションの一部と考えてくれたらいい。

ファシリテーションの役割をするひとは、
参加者の意見をひきだし、まとめて
会議をゴールに導かなければいけない。

ひーろー

そうやって聞くと、
できる気がしないなぁ。

ジーコ・K・ハーツ

むずかしそうに感じるよね。

会議中は、時間と空気を読みながら、すすめる必要がある。

実践をかさねて、上達するしかないかな。

ただ、事前に準備しておけば、
ファシリテーションも行いやすくなる
だろう。

ひーろー

そうなんだ。
どうしたら良いの?

効率化のポイント

ジーコ・K・ハーツ

じゃあ、「会議の前」「会議の中」「会議の後」とわけて、
3つのポイントを説明しようか。

シナリオをつくる

ジーコ・K・ハーツ

会議前の準備といったら、
なにが必要だと思う?

ひーろー

わかりやすい資料を用意しておくことかなぁ。

ジーコ・K・ハーツ

そうだね。

わかりやすい資料があれば、
スムーズな話し合いができるだろう。

ただ、一番重要なのは、
ぼんやりと会議のシナリオをつくっておくこと。

ひーろー

シナリオ?

話し合って進めるのが会議なのに、
あらかじめつくるって、どういうこと?

ジーコ・K・ハーツ

会議の終わりかたをぼんやりで良いから、
理想・最悪・中間の3パターンを考えておくってことなんだ。

ひーろー

3パターンの終わりを想像する・・・?

ジーコ・K・ハーツ

そう。ぼんやりとね。3パターンは

理想

全員が納得するベストな決着

最悪

何も進捗しない終わりかた

中間

理想と最悪の中間

ジーコ・K・ハーツ

という終わりを想像しよう。

シナリオがつくってあれば、
会議中に最悪のパターンへならないよう、修正していける。

イベントの内容に関する会議だったら、
どのような3パターンが考えられるかな?

ひーろー

なるほど。そうだね・・・

理想

会議後に参加者が取り組むべき内容がハッキリする

最悪

なにから取り組んだらいいか分からないまま、会議が終了

中間

まだ話し合いが必要だけど、仕事をすすめられる

ひーろー

このような感じかな?

ジーコ・K・ハーツ

いいじゃないか。

シナリオがつくれるなら、
会議の目的が見えているということだ。

ひーろー

そうだね。

「求職の問合せを〇件ふやすには、
イベントの内容をどうしたらいいんだろう?」
って考えてたよ。

ジーコ・K・ハーツ

なるほど。

議題が明確になっていれば、
ぼんやりとシナリオがつくれる
よね?

ひーろー

たしかに。

議題がよくわからない会議ほど、
ムダな時間がおおい。

だからこそ、
ファシリテーションの役割をするひとは、
ぼんやりとシナリオをつくるのが重要なんだね。

ジーコ・K・ハーツ

そのとおり。

ちなみにファシリテーションの役割をするひとは、
ファシリテーター
というんだ。
覚えておくといい。

ひーろー

わかった。ファシリテーターね。

意見をひきだし、まとめる

ジーコ・K・ハーツ

つぎに会議中。

会議がはじまって、
理想のシナリオへ向かうには、
どうしたら良いと思う?

ひーろー

はじめに議題をつたえて、
活発にディスカッションしてもらわないといけないよね?

ジーコ・K・ハーツ

そうだな。

ディスカッションとは、
意見をだしあい、よい結論を導きだすこと。

だから、意見をだしてもらわないとね。

ひーろー

じゃあ、ファシリテーターが意見を聞けばいいよね?

ジーコ・K・ハーツ

その方法だと影響力のあるひとの意見にかたよってしまう。

理想のシナリオの根本は、なんだったかな?

ひーろー

全員が納得するベストな決着?

ジーコ・K・ハーツ

そのとおり。

だから、まずは全員に意見をだしてもらうんだ。

ひーろー

全員?

順番に聞いたら、
時間もかかるし、かたよった意見になる可能性もあるよね。

ジーコ・K・ハーツ

「拡大」会議で意見をだしてもらう時は、
意見をふせん紙に書きだすといいよ。

ひーろー

なるほど。

全員が別々に書くことで、
自由に意見をだせるってことか。

でも、大きいふせんを使っても、
あまり多くのことは書けないよね?

ジーコ・K・ハーツ

うん。

だから、一つのふせんには、
一つの意見を簡潔に
書いてもらう。

意見がたくさんあるなら、
ふせんを何枚も書いてもらうんだ。

ひーろー

この方法なら、
いろいろな意見をだしてもらうことができるね。

ジーコ・K・ハーツ

そうなんだ。

あと、意見を分けたり、まとめたりが簡単にできるよ。

ひーろー

それは、どういう方法?

ジーコ・K・ハーツ

ホワイトボードかA3以上のおおきい紙の上で

実現しやすさ、効果のおおきさ
ジーコ・K・ハーツ

実現しやすさ効果のおおきさで4つにわける

ひーろー

ふせんを使ってるのは、
わけるためでもあるんだね。

ジーコ・K・ハーツ

そうだね。

そして、意見のまとめかた。

全員が納得する意見というのは、
取り組んでいくにあたって、
実現しやすい、かつ効果が高くなければいけない。

ひーろー

なるほど、わかりやすい。

右上に分けられた意見に取り組んだらいいんだね。

ジーコ・K・ハーツ

そのとおり。

左下の“実現しにくい効果が低い”のは、
取り組む必要がないのはわかるよね?

ひーろー

うん。
でも、のこりの2つはどうしたらいいの?

ジーコ・K・ハーツ

右下の“実現しやすい効果が低い”のは、
効果がすこしずつ積み重なっていく気持ちで取り組む
といい。

左上の“実現しにくい効果が高い”のは、
どうやって実現できそうか議論をかさねる
のもいいだろう。

いずれにしても、
取り組む内容につかえる、
人、お金、時間などの制約もふくめて考えなければいけない。

ひーろー

なるほどね。

この分けかたで考えれば、取り組む内容を決められそう。

ジーコ・K・ハーツ

ただ、意見を分けるときも、参加者の主観がはいる。

意見がどの分類になりそうか、
ファシリテーターが参加者の様子をみながら、
ふりわけ
ないといけないよ。

ひーろー

わかった。

ふせんをつかった、この方法なら、
なんとかディスカッションできるかも。

議事録をはやく配布する

ジーコ・K・ハーツ

さいごに会議後。

ファシリテーターとして、
おわってからも意識しないといけないことがある。

おわる直前も少しふくまれているけど、
なんだと思う?

ひーろー

うーん。

会議がおわってから、
決まったことの進みぐあいを確認することかなぁ?

ジーコ・K・ハーツ

そうだね。

それも含めてなんだが、
決まったことを行動にうつすため、
議事録をすぐ作成することが大切だ。

なぜなら、
多くのひとは会議室から出てしまうと、内容をわすれてしまうからね。

ひーろー

たしかに。

ぼくも進行役とかでなく、
参加者として出席したら、
内容をわすれてしまってることがおおいね。

メモしていたとしても、
見かえすことは少ないし。

ジーコ・K・ハーツ

そう。

だから、できれば当日のうちに配布して、
会議の内容をすこしでも覚えているうちに目をとおしてもらうべきだ。

ひーろー

おわる直前もふくまれているとは、どういうこと?

ジーコ・K・ハーツ

それは、決定したことに取り組む担当を決めて、期限を設定すること。

担当と期限も議事録にのこせば、
行動してもらえる
可能性がたかい。

つぎに会議を行う日がきまっているなら、
その日までに行動してもらえてないと、
進めなくなる
こともあるだろう。

ひーろー

なるほど。
行動してもらえれば、
つぎのディスカッションが活発にできそうだね。

ジーコ・K・ハーツ

そのとおり。

つぎの会議の準備がすでに始まっている。

ひーろー

でも、当日に配布するのはむずかしいよ。

ジーコ・K・ハーツ

ていねいな議事録を作成しようと思うとむずかしい。

だから、紙一枚に要点だけを書きだすんだ。

  1. 情報(日時、場所、参加者)
  2. 目的(終了案件)
  3. 議事(論点と発言内容)
  4. 成果(決定事項と未決定事項)
  5. 取り組み(タスク、担当者、期日
ジーコ・K・ハーツ

このように内容の項目をきめ、
要点だけを書くようにするといい。

ひーろー

会議の流れなんかは書かなくていいの?

ジーコ・K・ハーツ

参加者にすぐ目をとおしてもらうためには、
要点がまとめてあるべきだ。

だから、
細かい内容はホワイトボードなどへ書いて、スマホで撮影して、議事録に添付してしまおう。

ひーろー

それでも、当日ってのはキビシイ・・・。

ジーコ・K・ハーツ

そこで、会議まえに議事録を作成しておくといい。

ひーろー

やってもない会議の議事録をあらかじめ書いておくってこと?

ジーコ・K・ハーツ

そうだよ。

シナリオができていれば、むずかしいことじゃない。

手書きでもいいから、かんたんに書いておくんだ。

ひーろー

シナリオどおりには、うまくいかないでしょ?

ジーコ・K・ハーツ

想定外のことは、かならず発生する。

でも、シナリオがつくってあれば
ファシリテーターが会議の流れをコントロールしやすくなる

ひーろー

なるほど。

結果的に理想の終わりかたに近づけやすいってことか。

ジーコ・K・ハーツ

これであれば、
手書きしていた内容を清書するか、
すこし修正するだけでよくなる。

ひーろー

清書か修正だけなら、
はやく議事録が作成できる
ってことか。

ジーコ・K・ハーツ

そのとおり。

だから、事前の準備と会議中のファシリテーションが重要となるんだ。

参加する人数などの規模によっては、
「決定」「共有」の会議でも、
準備とファシリテーションは重要になるぞ。

まとめ

  • ぼんやりと会議のシナリオをつくっておく
  • ふせんを使って意見をひきだし、まとめる
  • 議事録をはやく配布するため、あらかじめつくっておく

ムダゼロ会議術

ジーコ・K・ハーツ

「ムダゼロ会議術」という本には、
説明したノウハウが楽しく分かりやすく書いてある。

表紙が変わってるけど、
内容はとても実用的だ。

ひーろー

ムダ、ゼロ・・・、効率的な会議ってことか。

会議の悩みは4つ

ジーコ・K・ハーツ

著者は会議の悩みが「時間がながい」「中身がうすい」「なにも決まらない」「発言がない」の4つに集約できると言っている。

ひーろー

ムダな会議ほど、よく感じることだね。

だから、ムダのないスリムな会議にするための方法ってことだね。

ジーコ・K・ハーツ

そのとおり。

また、本の冒頭はこのようにまとめられている。

「会議」が変われば、「仕事」が変わる。

「仕事」が変われば、「会社」が変わる。

「会社」が変われば、「人生」が変わる。

さあ、極めつきの会議ノウハウ、「ムダゼロ会議術」をご紹介しよう。

ムダゼロ会議術/横田伊佐男

会議で人生が変わる

ジーコ・K・ハーツ

著者は「会議が変われば、人生が変わる」という経験をしたようだ。

それなのに会議はグダグダと続き、一向に終わる気配がない。

業を煮やした私は、それまで誰も使っていなかったホワイトボードに議論を整理し、論点を絞り込んでいった。

結果として、会議は全員一致の戦略を構築でき、素早く終わった。

・・・

そのやり取りを見ていた社長が、翌年に筆者をその注目部門の責任者に抜擢昇格させたのだ。

理由を聞くと、混沌とした会議を短い時間で取り仕切った姿を見て、大きな仕事を任せるに足りると判断したとのことだった。

ムダゼロ会議術/横田伊佐男
ジーコ・K・ハーツ

著者は、
この会議が将来の独立につながる、おおきな変換点となったようだ。

ひーろー

なるほど、ぼくも「仕事」だけなら、
少なくとも変えれそうな気がしてきたよ。

」の内容をさっそく実践してみるね。
教えてくれて、ありがとう。

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