話し合いの進め方のコツは?【会議も】意見を確認すればロジカルに!

話し合いの進め方のコツは?
目次

スジがとおった意見

ひーろー

話し合いを上手にすすめるコツって、
あるのかな?

ジーコ・K・ハーツ

参加してるひとが納得できれば、
うまく進むんじゃないかな。

ひーろー

そうだとは思うんだけど・・・、
どうしたらいいの?

ジーコ・K・ハーツ

意見をわかりやすい言葉で共有できれば、
参加してるひとが理解できるよね。

その意見のスジがとおっている
言い換えると
ロジカルな意見であれば納得してもらえるよ。

ひーろー

たしかに。

参加してるひとがわかりやすい言葉といっても、
うまく話せない人もいるよね?

ジーコ・K・ハーツ

そう。
そのためにファシリテーションが必要になるんだ。

ひーろー

話し合いがうまく運ぶようにサポートするってことだよね。

ジーコ・K・ハーツ

そのとおり。

サポートするひと、
つまりファシリテーターが参加者の意見をひきだし、まとめることで、
話し合いをゴールに
導いてくれる。

ひーろー

ファシリテーションがうまくなるには、
実践して経験をつむしかないよね?

ジーコ・K・ハーツ

そうだね。

ただ、意見をロジカルにまとめるポイントがあるから説明しようか。

話し合いの流れ

ジーコ・K・ハーツ

おおまかに分けると、
話し合いの流れ

  1. 事前の準備
  2. 話し合う目的をしらせる
  3. 意見をだして、共有する(+意見をグループにわける)
  4. 結論をだす
ジーコ・K・ハーツ

となる。

これは少人数の話し合いでも、
会議でもおなじ。

たとえ参加者がふたりだけでもおなじだよ。

ひーろー

そうだね。

誰かに相談するとき、
「~をどうするかって話しだけど・・・」
とか目的をしらせて、
話し合いをはじめてるね。

ジーコ・K・ハーツ

うん。

それと誰かにお願いしたいときは、
頭の中でシュミレーションしたりして、
事前の準備を行っているはずだよ。

ひーろー

たしかに。

ジーコ・K・ハーツ

ここからは“意見をだして、共有する”
に焦点をあてて、話しするね。 

意見を確認してロジカルにする

ジーコ・K・ハーツ

意見をロジカルにするには、
ファシリテーターの働きが必要だよ。

参加者から発言された内容を全員がわかるようにするんだ。

ひーろー

そのポイントをおしえてくれるってことだね?

ジーコ・K・ハーツ

うん。
それは、発言の内容を「~ということですね?」と確認するってことなんだ。

確認することで、
ほかの参加者が理解できるようにしていく。

ひーろー

確認?
ふつうの会話でも言いなおしたりすることがあるよね?

ジーコ・K・ハーツ

そうだね。
それがひとつ目の方法の一部だよ。

いまから3つの方法を説明するね。

言葉を要約する

ジーコ・K・ハーツ

まずは、言葉を要約する方法。

発言の内容をまとめることだけど、
基本はそのまま返すことが初歩となる。

参加者「俺は、この案には反対だな、金がかかりすぎる」

「なるほど、お金がかかりすぎるから反対なんですね」

ひーろー

ぼくが話した、ふつうの会話でもしていることだね。

ジーコ・K・ハーツ

そう。
ファシリテーターが口にだすことで、
参加者の理解が深まるんだ。

ジーコ・K・ハーツ

そして、発言のなかには、
内容をまとめて話さないといけないことが多い。

ただし、まとめすぎてしまうと発言の真意がわからなくなるから注意が必要だよ。

参加者「係長クラスは、新人が困っていたら、相談にのってあげないといけない」

「係長のマネジメントが大事ということですね」

ひーろー

たしかに。
一般的な言葉でまとめてしまうと、発言したひとの真意がくみとれなくなるね。

「係長は新人の相談にのるべきということですね」

ジーコ・K・ハーツ

このようにまとめればいい。

発言したひとの言葉を尊重して要約しなければいけない。

ただ、あえて使っていない言葉で要約することもある。

ひーろー

それは、どのような場合なの?

ジーコ・K・ハーツ

たとえば、
発言したひとの言葉より良い表現方法がある場合や
他に真意がありそうな場合だね。

“コミュニケーションが活発化するアイデア”
を話し合っているときの発言だと、

参加者「丸テーブルを椅子5、6脚と一緒に部屋のまんなかに置いておいたら、と思うんですが。あらたまって集まるんじゃなくて、自然発生的に・・・」

「要は、みんなが何気なく、すっとあつまる場所を用意しておく、ということですか?」

ジーコ・K・ハーツ

「それは~ということですか?」
真意を理解しようと努めることがポイントだよ。

ひーろー

なるほど。
想像力をはたらかせて、代弁してあげるってことか。

リフレーミング

ジーコ・K・ハーツ

つぎに、
悪い点だけを指摘する意見や
スジがとおらない反対意見が
でているときに有効なリフレーミングという方法がある。

リフレーミングとは
ネガティブな表現をポジティブに言い換えることなんだ。

ひーろー

参加者の気持ちを前にむかせるために、
ポジティブな思考が大事ってことだね?

ジーコ・K・ハーツ

そう。
たとえば“こんなに損した”ではなく、“これだけ獲得できた”と前向きに考えるようにうながす

そうやって協調的な空気をつくりだすんだ。

参加者「計画からすると全然たりてないよ。この分の埋め合わせをしてもらわないと」

「とにかく半分は確保したということですよね。さらに確保する手がないか考えましょう」

ジーコ・K・ハーツ

とリフレーミングすれば、
話し合いを進めることができる。

不足をなげいて、誰かにもとめるより、
どうやったらできるのかを考えるようにしないとね。

ひーろー

たしかに。
“過去と他人は変えられない”って言葉もあるね。

ジーコ・K・ハーツ

そのとおり。
意見が対立しているときも同じ。

ファシリテーターは、
どこで折り合いをつけるかを考えながら、
リフレーミングするといいんだ。

参加者「この条件は絶対にはずせないな」

「言い換えると、この条件が満足したら、賛成してもよい、ということですね?条件を満足するためにできることを考えませんか?」

ジーコ・K・ハーツ

話し合いがいきづまってきたとき、
視点をかえてリフレーミングをためしてみて。

ひーろー

なるほど。
どうやったらうまくいくのかと考えて、
発言の内容を言い換えてあげるのか。

主張と根拠をセットで考える

ジーコ・K・ハーツ

意見つまり参加者の主張のうらには根拠がある。

その根拠をひきだすのが3つ目の方法だ。

ひーろー

根拠がわかれば、主張の妥当性がわかる
つまり他の参加者も理解しやすいってことか。

ジーコ・K・ハーツ

そのとおり。
ファシリテーターは主張と根拠をセットでひきだすようにする。

そうすれば理解できて、納得しやすくなるんだ。

ひーろー

たしかに。
ファシリテーターはどうしたらいいのかな?

ジーコ・K・ハーツ

発言のなかに根拠がないときは質問して、ひきだすようにするといい。

「なるほど、~ですね。なぜ、そうお考えですか?」

「~ということですか。理由を説明していただきたいのですが・・・」

ひーろー

なるほど。
このときも発言を要約するといいのか。

ジーコ・K・ハーツ

そうだね。
根拠が話しやすくなるよう、サポートするんだ。

それにでてきた根拠の妥当性も意識しておくといい。

“【根拠】~だから、【主張】~だ”と、
内容がつながらないといけないよ。

大雨になりそうだから、外出はやめる

大雨になりそうだから、キャンプにいく

ひーろー

たしかに。
つながらないと、「えっ?!どういうこと?」ってなるね。

ジーコ・K・ハーツ

根拠は“具体的・事実・誰でも確認できる”という条件だとわかりやすいぞ。

それと

参加者「競合している会社は研修体制を強化していますよね・・・」

ジーコ・K・ハーツ

根拠らしき意見が主張より先にでてくることもある。

このときもファシリテーターが質問して、
主張をひきだす
ようにするんだ。

「競合が研修に力を入れてるんですね。当社も同じようにするべきということでしょうか?」

ひーろー

そうか。
このように要約したうえで、
主張の内容を確認してもいいね。

ジーコ・K・ハーツ

そうだね。
主張や根拠の予想がつくならば
ファシリテーターが確認していくと、
主張と根拠をセットでひきだしやすくなるだろう。

まとめ

  1. 言葉を要約する
  2. リフレーミング
  3. 主張と根拠をセットで考える
ひーろー

この方法で意見を確認することで、ロジカルにできるんだね。

ジーコ・K・ハーツ

そうだね。
意見がロジカルなら、わかりやくて共有しやすい。
話し合いがうまく進むだろう。

ひーろー

なるほど、意識しながら話し合いしてみるよ。

ロジカル・ファシリテーションを学ぶ

ジーコ・K・ハーツ

いま話したファシリテーションは「60分 図解トレーニング ロジカル・ファシリテーション」という本で学ぶことができる。

「どうしたら会議をうまくまとめられるようになるでしょうか?」

-幾度となくそういう悩みをお聞きしてきました。

・・・扱う内容やメンバーの顔ぶれなど、色々な要素によって会議の進み方は大きく変わり、なかなか型通りにはいきません。

とはいうものの、確かにうまいファシリテーターというのはいます。

「あの人が進めると話がまとまりやすいよな」という人です。

その人たちをよく観察してみると「一つひとつの細部が丁寧」だと気づきます。

面倒な発言があっても的確に要約して核心を取り出し、発言者本人を納得させ、他の人にも「ああ、そういうことか」と分かりやすくしてくれます。

論点からズレたら、発言者のメンツをつぶさずに、ごく自然に軌道修正してくれます。

「60分」図解トレーニング ロジカル・ファシリテーション/加藤彰
ジーコ・K・ハーツ

この本は、よくあるロジカル・シンキングの解説書と違って、
会議のファシリテーションに重点をおいた内容になっている。

会議で意見を共有した後、
意見をグループにわける方法も説明されているんだ。

ひーろー

アイデア出しや解決策を検討する会議だと、
結論をだすためのグループわけが重要になるよね。

ジーコ・K・ハーツ

そうだね。
もし、会議も含めた話し合いがうまく進められないときは読んでみると参考になるよ。

ひーろー

わかった。
まずは教えてもらった「」を実践してみるよ。ありがとう。

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