仕事でミスしない対策の例【ミスが多い(くりかえす)ひと必見】

仕事でミスしない対策の例
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ミスしない仕組みの例

ジーコ・K・ハーツ

ひーろー は、ミスしないための対策として、何か仕組みをつくっているのかな?

ひーろー

うん。

仕組みって呼べるものか分からないけど、いくつか決めていることはあるよ。

忘れものをしない仕組み

ひーろー

持っていかないといけないものをよく忘れてしまうから、ルールを決めてる。

例えばスマホなど重要なものは、出かけるまえにカバンやズボンポケットの上から触ってたしかめる習慣にしてるんだ。

そのためにポケットのどこへ入れるかを決めてるよ。

ジーコ・K・ハーツ

重要なものが入っているポケットだけ触ればいいってことだね。

ジーコ・K・ハーツ

他に決めてるルールは?

ひーろー

USBメモリなど、いざ使うものも普段からカバンへ入れておいてるよ。

ジーコ・K・ハーツ

“いざ使う”が増えると、カバンが重くなりそうだな。

ひーろー

そうなんだよ(汗)

ジーコ・K・ハーツ

反対に持ち物をできるだけ少なくするという手もあるぞ。

ひーろー

少ないと忘れにくいってことだね。

ただ、僕は「持ってくれば良かった」と後悔するときが多かったから、今のスタイルにしてるんだ。

ひーろー

あと、特定の日だけ持っていくものは、あらかじめ玄関に準備してるよ。

ジーコ・K・ハーツ

準備するだけでは忘れる可能性があるね。

ひーろー

うん。だから、玄関での置き方に気をつけてる。

持っていくものを手で持たないと、靴がはけないようにしてるよ。

書類とデータを管理する仕組み

ジーコ・K・ハーツ

きみはデスクワークが多いと言ってたから、書類の管理はどうしてるんだ?

ひーろー

書類はタスク(作業)ごとにファイルへ入れて、立てて置いてるよ。

それで、“新しいファイル”と“使用したファイル”は常に手前へ置くようにしてるんだ。

ジーコ・K・ハーツ

いろいろなファイルを使用しているうちに“重要でないファイル”ほど、配置が奥になるってことか。

ひーろー

そうそう。

この方法なら時間の空いたとき、ササッと全体を見ると、すでに必要でなくなったファイルが見つかりやすい。

必要でないファイルの書類は、すぐ捨てるようにしてる。

ジーコ・K・ハーツ

書類が少ないほど、ミスが起きにくくなるから、よい方法だね。

ひーろー

また、処理が終わったファイルの中で保存したい書類は、パソコンへスキャンしてから捨ててるよ。

その上、スキャンした中で持ち歩きたいデータは、Evernoteへ入れてるね。

ジーコ・K・ハーツ

外出先はスマホで見たりするんだね。

ただ、スキャンしたデータの管理が大変そうだな。

ひーろー

あらかじめフォルダごとに、どんなファイルを入れるか決めておけば、そんなに大変じゃないよ。
 
フォルダ名を「07.〇〇〇講習」とか、番号をつければ、フォルダが見当たらなくなることは避けられる。

ひーろー

あと、データファイルは、別のパソコンへデータ移動すると作成日が分からなくなることもある。

だから、ファイル名を「20200623-〇〇〇」とか、頭に作成した日付を入れてるよ。

ジーコ・K・ハーツ

その方法なら、似たようなデータの中から最新が見つけやすいな。

ひーろー

うん。ちょっとしたことだけどね。

スケジュール(予定)とタスク(作業)を管理する仕組み

ジーコ・K・ハーツ

スケジュールやタスクは、どうしているんだ?

ひーろー

スケジュールの管理は、Googleカレンダーを使ってる。

スマホだと、すぐに入力と確認ができるから、スケジュールの間違いがおきないからね。

過去のスケジュールも検索できるから、病院や美容室の予約さえも入力してる。

ジーコ・K・ハーツ

それなら「前回、いつ行ったんだろう」と考えずに済むね。

ひーろー

あと、年1回しか行わない業務は、毎年表示されるように設定してある。

ジーコ・K・ハーツ

設定しておけば、年1回でも思い出させてくれるのは有難いな。

ひーろー

うん。すごく助かってる。

ひーろー

あと、Googleカレンダーのリマインダーでタスクを管理してる。

すぐに対応できないことは、ちょっとしたことでも登録しておくと忘れても大丈夫だから。

「○○さんに電話する」ということも時間指定で入力することで、
時間になったらスマホが知らせてくれるから、忘れずに済んでいるよ。

ジーコ・K・ハーツ

メールは、どのように扱っているんだい?

ひーろー

業務のメールは、ひとまず目を通して、すぐに返信できない場合は<未読>へ戻すルールにしてるよ。

あと、自分で登録したメルマガなど、業務以外のメールは不要なら、すぐに削除する。

この2つを行うことで、対処していないメールは全て<未読>表示にできる。

あとで<未読>表示を無くしていくだけで良いから、返信忘れがなくなるよ。

ジーコ・K・ハーツ

メールにおけるタスクを管理してるってことだね。

ひーろー

そう言われてみれば、たしかにタスク管理だね!

ジーコ・K・ハーツ

きみなりの仕組みをつくることで、ミスしないよう対策してるのが良く分かったよ。

まとめ

忘れものをしない仕組み

  • 重要なものは、出かけるまえにポケットを触ってたしかめる
  • いざ使うものも普段からカバンへ入れる
  • 持っていくものを手で持たないと、靴がはけないよう準備

書類とデータを管理する仕組み

  1. 書類はタスクごとにファイルして立て置き
  2. ファイルを使用したら、常に手前に置く
  3. いらない書類は、すぐ捨てる
  4. 保存する書類は、パソコンかEvernoteへ取り込む
  5. フォルダ名は番号をつける
  6. ファイル名は作成日付をつける

スケジュール(予定)とタスク(作業)を管理する仕組み

  1. スケジュールはGoogleカレンダーを活用
  2. 年1回の業務は、カレンダーで毎年表示
  3. タスクはGoogleカレンダーのリマインダーを活用
  4. メールタスクは<未読>表示を利用
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