「書けない」ストレスを減らす【文章の書き方】

「書けない」ストレスを減らす【文章の書き方】
目次

文章を作成する3つのステップ

ひーろー

文章を書くのが苦手で、仕事でストレスを感じるんだよね・・・。

うまい文章を書くには、どうしたらいいの?

ジーコ・K・ハーツ

うまい文章か・・・。
文章は「うまく作成しなければ」と考えると、作成する手が止まってしまうんだよ。


世の中には、本、新聞、雑誌、Webの記事など、さまざまな文章があるよね。

その中で、うまい文章が求められているのは、小説や面白さを求めるWebの記事ぐらいじゃないかな。

仕事でつくる文章は、わかりやすいことが重要なんだ。

ひーろー

そうか・・・。
わかりやすいことね~。

ただ、わかりやすい文章というのも、むずかしいんだよね。

「事実」「数字」「エピソード」を箇条書きにする

ジーコ・K・ハーツ

「わかりやすい文章って、なんだろう?」とむずかしく考えないでいいよ。

そもそも、仕事で作成する文章に求められているのは、
事実
数字
エピソードだからなんだ。
(「エピソード」とは、ある人がもっている興味を引くような話)


たとえば、
『社内で使用するチャットアプリを提案する企画書』をつくる場合、「事実」「数字」「エピソード」は・・・

事実

◯メールは、すぐに読まれないことが多い

◯チャットは、当日のうちに確認する可能性が高い

◯メールはチャットと比べて、情報の共有に時間がかかる

数字

◯メールの送信から開封までの平均時間は、13時間(社内調査)

◯チャットアプリの既読になるまでの平均時間は、2時間(他社メディア調査)

エピソード

◯ライバルであるA社は、チャットアプリを導入してから、仕事の成約率が上がっている

ジーコ・K・ハーツ

といった内容をいれると、わかりやすい。

ひーろー

たしかに。
「事実」と「数字」が入っていれば、いま起きている問題と解決策が、スッと頭にはいってくるよ。

それに「エピソード」もあれば、文章全体の内容にも、興味をもってもらえそう。

ジーコ・K・ハーツ

そのとおりだ。
いきなり、わかりやすい文章をつくろうとすると、内容がまとまりにくいんだよ。

だから、この企画書の情報みたいに、とりあえず箇条書きにすることがオススメだね。

ひとつずつ書きだしていくと、自分も伝えたい内容の全体がわかりやすくなるんだ。

ひーろー

たしかに。

わかりやすい・・・

けど、書きだしてから、どうしたらいいの?

箇条書きをひとへ話す順番にならべる

ジーコ・K・ハーツ

箇条書きにしたら、話す順番に並べてかえていけばいいんだよ。

ひーろー

話す順番?!

文章の構成って、起承転結がいいとか、「文章の型」を使用するのがいいとか、聞いたりするよ。

ジーコ・K・ハーツ

そうだね。
ただ、「うまい文章を書くには・・・」と気にしたら、作成する手が止まってしまうよ。

伝えたい相手が目の前にいるとして、その人に話すつもりで並べかえるのが、考えやすいし、一番わかりやすい文章になるんだ。

だから、文章の作成になれるまでは、文法なんかも気にしないほうがいい。

ひーろー

なるほど~。
うまい文章ではなくて、わかりやすい文章を目指すなら、話す順番がいいってことか・・・。

文法も気にしはじめると、なかなか進まないね。

ジーコ・K・ハーツ

ただし、気を付けないといけないことがある。

それは、伝えたい相手の知識レベルに応じて、話す順番を変えるということなんだ。

さきほどのチャットアプリ提案の企画書なら、
“チャット”の意味がわかるひと向け、
わからないひと向け
で、文の順番を変えると分かりやすくなる。

“チャット”の意味が「わかる」ひと向けの企画書

メールは、すぐに読まれないことが多いため、情報の共有に時間がかかっています。

そこで、当日のうちに情報を共有しやすい、チャットアプリを導入したいと思います。

今回、導入したいチャットアプリは、〇〇〇です。

スマホで、誰もが使っているLINE(ライン)と同じようなソフトです。

導入を提案する理由は・・・

“チャット”の意味が「わからない」ひと向けの企画書

メールは、すぐに読まれないことが多いため、情報の共有に時間がかかっています。

そこで、当日のうちに情報を共有しやすい、チャットアプリを導入したいと思います。

チャットアプリとは、スマホで誰もが使っているLINE(ライン)と同じようなソフトの総称です。

今回、導入したいチャットアプリは、〇〇〇です。

導入を提案する理由は・・・

ひーろー

たしかに。

“チャット”の意味が「わからない」ひと向けなら、チャットアプリの説明を先にしておかないと、理解してもらえなくなってしまうね。

ジーコ・K・ハーツ

そうだね。
伝えたい相手に応じて、順番を変えるというのは、ほとんどの人が普段の会話で自然と行っていること。

文章も、会話と同じで、相手にわかってもらうため、順番は気を付けてほしいんだ。

ひーろー

なるほど。
たしかに、話す順番って、普段から意識することなく、会話で行っている。

文章も、同じように考えればいいのか・・・。

いきなり文章を考えるよりは、箇条書きの内容を並べかえたほうが、簡単にできそう。

時間をおいてから、読み直す

ジーコ・K・ハーツ

文章を作成する、最後のステップは、完成後の見直し。

わかりやすいことが重要だから、伝えたい内容が
「不足していないか」
「多すぎないか」
「わかりやすい順番になっているか」
をチェックしていくんだ。

チェックするときは、文章のはじめから読んでいくといい。

わかりやすいの中には、全体の読みやすさも含まれているからね。

ひーろー

なるほど〜。

・・・でも、自分が作成した文章って、間違いないと思い込んで、読んでしまうんだよな~。

だから、何度チェックしても、おかしな部分に、なかなか気付かないんだよ。

ジーコ・K・ハーツ

たしかに、そうだね。
特に、あわてた時や感情的な時は、注意が必要だ。

ミスしたときの謝罪文書や、新しいお客さまへの御礼メールなどをつくる時、自分の想いがつよすぎると、前のめりな文章になってしまう。

自分でチェックしても気づけないんだよね。

さっきの企画書なんかでも、

メールは、すぐに読まれないことが多いため、情報の共有に時間がかかっています。

ジーコ・K・ハーツ

という内容が、感情的に書かれた文章だと、

メールは、すぐに読まれないことが多いです。中には、すぐに読んでほしい内容もありますが、読んでもらえるよう電話しても、電話があったことさえ、忘れられています。そのため、情報の共有に時間がかかっています。

ジーコ・K・ハーツ

となったりする。主張したい想いがつよくて、ほかの人への配慮が欠けてしまっていると思わないか?

ひーろー

たしかに。
読んだときに、違和感をおぼえてしまうね。

それに、文章が長い

これを見て、ふと自分がそういう文章をつくっていないか、思い返してしまったよ。

なんだかチェックも、むずかしく感じてしまうけど、どうするといいの?

ジーコ・K・ハーツ

うん。それは・・・、

文章を作成したら、いったん時間をおいてから、チェックするといいんだ。

文章は、あいだを空けることで、客観的に見られるようになるからね。

○他の仕事をする
○トイレに行く
○コーヒーを買いに行く

文章から少し離れることで、自分の目線を外すことができる。

ひーろー

なるほど。
自分ではない、誰かが書いた文章としてなら、読んだ違和感に気づけそう。

ジーコ・K・ハーツ

そうだね。
少しでも時間をおくことで、読み直したとき「引っかかる」箇所が見つかると思う。

「引っかかる」つまり、スッと頭へはいってこない箇所が、わかりにくい文章になっているということなんだ。

ひーろー

そっか。
「引っかかる」箇所をなおしていけば、わかりやすい文章になるんだね。

ジーコ・K・ハーツ

うん。
説明した3つのステップを意識しながら、文章を作成する回数を重ねてみてほしい。

しだいに時間をかけずに、わかりやすい文章がつくれるようになると思う。

ひーろー

わかった。あとは、仕事の中で、慣れるしかないね。
教えてくれて、ありがとう。

まとめ

仕事では、わかりやすい文章が求められている

  1. いきなり文章をつくらずに、「事実」「数字」「エピソード」を箇条書きにする
  2. 文章を読む人がわかりやすいよう、箇条書きを話す順番にならべる
  3. 文章の完成後は、時間をおいてから読み直すと、客観的にチェックできる
ジーコ・K・ハーツ

この話に興味がわいたなら、この本にくわしく書いてあるよ。

文章の作成が早くなった著者だから気づいた文章術。
それがわかりやすく書かれている。

仕事で文章を作成するひとは、読んでおくべきだね。

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